Simplifiez-vous l'innovation

#astuce
catégories

#astuce
partage

#astuce
liens internes

Stop-rdv-1080-1080

Faut-il tuer les réunions ?

LD
Lilas
5 novembre 2018

Au bureau en France, la réunion reste un mode privilégié pour partager des informations. Cependant, elle ne brille pas toujours par son efficacité. Faut-il la remplacer ?

Les résultats d’une étude réalisée par l’institut OpinionWay en juin 2017 pour le cabinet Empreinte Humaine sont sans appel : “sur une semaine, les salariés français passeraient 4,5 heures en réunion. Et seulement 52% des participants de ces réunions sont considérées comme productives.” Ce n’est pas là qu’une spécificité française : en 2016, le cabinet Bain & Company a trouvé qu’en moyenne les salariés américains passaient 62 heures par mois en réunion.

Pour autant, même si elle a des torts, la réunion reste un mode de communication et de collaboration privilégié de la vie en entreprise. Alors que le télétravail se démocratise, elle reste un canal idéal pour assurer le bon partage des informations. C’est peut-être plutôt sa forme, ou bien le manque de préparation en amont, qui sont à recalibrer pour (re)faire de la réunion un rendez-vous efficace et productif.

Les réunions peuvent durer au bureau au risque d'accaparer trop d'heures nécessaires
Les réunions peuvent durer au bureau au risque d'accaparer trop d'heures nécessaires

La “réunionite”

Sur une semaine, les salariés français passeraient donc 4,5 heures en réunion. Si l’on rapporte la donnée sur une année complète, le temps consacré aux réunions dépasse les trois semaines. Les cadres, eux, y passent carrément le double de temps, soit six semaines par an. En soi, ce ne serait pas un problème si la réunion était jugée efficace pour faire le point. Malheureusement, le constat est plutôt négatif.  Selon l’étude OpinionWay,  à peine plus de la moitié des réunions sont considérées comme productives. Autre problème indiqué : la convention oblige souvent d’y participer mais pendant que la réunion se déroule nul n’est tenu d’être actif. Ainsi, 4 salariés sur 10 rapportent utiliser leur smartphone ou leur ordinateur pour faire autre chose pendant ces réunions : 57% disent consulter leur messagerie, 40% travaillent leurs dossiers, et seuls 46% prennent des notes sur le contenu de la réunion. L’étude conclut que “seule une réunion sur quatre aboutit la plupart du temps à une prise de décision”. Vous en conviendrez, cela fait beaucoup d’arguments contre la réunion.

IMG 2018-11-04 at 19.43.32

Etablir de nouveaux reflexes

Mais il est intéressant de se demander pourquoi, au juste, la réunion est si inutile. En effet, c’est souvent parce qu’elle est mal préparée par le commanditaire ou les participants. Selon une étude menée par Fuze (un équivalent de Google Hangout ou Skype), 80% des participants aux réunions de travail déclarent ne pas se sentir impliqués ou intéressés. L’autre problème réside dans le manque de planning et de structure du meeting : Quels sont ses objectifs ? Qu’est-ce qui est attendu des participants ? Quelles sont les livrables escomptés une fois le rendez-vous terminé ? Le simple fait de travailler sur ces deux points permettrait de résoudre un autre problème : le multitasking des participants.

La Harvard Business Review va même un peu plus loin : elle a établi une checklist des éléments à couvrir avant d’organiser une réunion. Le magazine recommande d’adopter des réflexes nouveaux : avant de monter une réunion avec vos collègues, demandez vous d’abord si elle est bien nécessaire. Si oui, revoyez le casting des participants (est-ce que tout le monde a besoin de participer ? Si oui, quels sont les éléments qui seront les plus motivés ?) et envoyez les documents ainsi que les objectifs de la réunion en amont. Jell est une plateforme pour permettre à votre équipe de mieux communiquer problèmes et avancées préalablement une réunion par exemple, d’autres solutions comme Basecamp ou encore Sliite permettent d’organiser l’information et prioriser l’essentiel. L’ensemble de ces outils évidemment ne se substituent pas à la réunion mais il permet de dégrossir au préalable les sujets traités et d’être plus efficaces une fois la rencontre commencée. Pour que vous ne tombiez pas dans la réunionnite, la publication a même créé un “meeting calculator” permettant d’évaluer combien d’argent est perdu lors d’une réunion avec vos cadres. Histoire de vous convaincre une bonne fois pour toutes de ne pas trop s’éterniser…

À chacun sa méthode

Enfin, pourquoi ne pas carrément adopter une nouvelle méthodologie ? Ainsi pour briser la monotonie de la “salle de réu”, certains adoptent le “walk & talk”, qui, comme son nom l’indique, est une réunion en marchant. En effet, une étude de la Stanford University a établi que la marche avait des effets positifs sur la créativité. C’est pour cela que des personnalités influentes, comme l’ancien président américain Barack Obama ou encore Mark Zuckerberg, PDG de Facebook, ont adopté le “walk & talk”. Les partisans de ce mode de réunion soutiennent que les échanges sont plus productifs, directs et créatifs qu’assis autour d’une table. La Harvard Business Review nuance quelque peu ces effets : certes, elle revigore l’esprit d’équipe, mais la méthode a surtout un impact positif sur la santé, à l’heure où la sédentarité de la vie de bureau a des impacts de plus en plus préoccupants sur notre santé. Voilà, avec tous ces éléments en main, il ne vous reste plus qu’à transformer les réunions du lundi matin 10h… pour le plus grand bonheur de vos équipes.

Pour en savoir plus :

 


LD
Ecrit par
Lilas D
Journaliste, chercheuse et consultante. Depuis Berlin, j'écris sur les enjeux sociétaux des technologies et questionne le futur que nous sommes en train de construire.
Partager
Commentaires (0)

Merci de poster votre commentaires

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

*

S’inscrire
à la newsletter